Hoeveel petten heb jij als leidinggevende op? Je bent uitvoerend, controlerend, maakt planningen, coördineert, informeert, creëert een goede werksfeer, je voert functionerings- en beoordelingsgesprekken, neemt nieuw personeel aan, voert overleggen, je vergadert en ga zo nog maar even door. En dan wordt er ook nog van je verwacht dat je coachgesprekken met je medewerkers gaat voeren……
Het voelt alsof er weer iets bijkomt maar dat er nooit iets afgaat. Herkenbaar?
Toch wil ik hier echt een lans breken voor het coachgesprek binnen het bedrijfsleven. Want wanneer coaching wordt geïntegreerd in jouw dagelijkse taken zal je merken dat andere dingen wel degelijk makkelijker gaan en dat je veel tijdswinst behaald.
Voor de helderheid, hoe ziet zo’n coachgesprek er dan uit? Op de eerste plaats moet je het niet zien als één losstaand gesprek, op een vast moment in het jaar, zoals dat wel het geval is bij functionerings- en beoordelingsgesprekken. Coaching is een doorlopend proces, afgestemd op de individuele medewerker. En dat kan dus betekenen dat je met de één maandelijks een gesprek hebt en met de ander twee keer per jaar. En alles wat daar tussen of daarbuiten valt.
Het doel van het coachgesprek is dat je gesprekspartner zelf tot inzichten komt over bijvoorbeeld scholing, persoonlijke ontwikkeling, zijn/haar rol op de werkvloer, verbeterpunten, versterken van kwaliteiten etc.
Optimale coaching is proactief. De medewerker is voorbereid op wat er komen gaat, denkt na over de toekomst. Daardoor voorkom je problemen zoals een burn-out maar zeker ook een bore-out. Of het zorgt voor minder gedoe op de werkvloer (ik heb ooit het boek ‘Gedoe komt er toch’ gelezen, is ook zo maar er zal zeker minder gedoe zijn wanneer je coaching goed inzet).
Dit wil niet zeggen dat je iemand niet kan coachen n.a.v. iets wat er gebeurd is maar in dat geval ga je wel vooral oplossingsgericht coachen. Dus hoe gaat de medewerker ervoor zorgen dat het een volgende keer anders verloopt. En dus niet eerst 8 sessies besteden aan wat er is misgegaan en waarom het is misgegaan.
Maar om even terug te komen op de eerdere vraag ‘Hoe ziet zo’n coachgesprek er dan uit?’, daar zijn meerdere vormen voor. Een duidelijke om te gebruiken is deze indeling:
- Vaststellen onderwerp (onderwerp en dus geen probleem want coaching heeft lang niet altijd te maken met een probleem)
- Huidige situatie
- Gewenste situatie
- Stappen bepalen
- Acties concretiseren
- Evalueren/reflecteren
Het is niet zo dat je al deze stappen in één gesprek doet. Bij wat kleinere onderwerpen kan dat soms maar bij groteter onderwerpen, besteed je hier misschien wel drie gesprekken aan.
Naast een helder stappenplan voor het coachgesprek zijn er nog een aantal dingen heel belangrijk en die hebben te maken met jou in de rol van coach. Waar je als leidinggevende vaak gewend bent om te sturen en aanwijzingen te geven, moet je dat nu helemaal loslaten. Jouw taak is om de ander te helpen zijn gedachtes helder te krijgen, vervolgstappen te kunnen bepalen, dingen net iets anders te laten bekijken. En dat doe je vooral door de juiste vragen te stellen en te luisteren. En natuurlijk ook door samen te vatten. LSD-en in zijn beste vorm dus. Daarnaast is het belangrijk om oordeel loos te kunnen luisteren. Hoor echt wat de ander zegt zonder daar een mening over te hebben. Gun het de ander om zijn eigen menig te vormen.
Het gaat te ver om nu heel diep in te gaan op de verschillende genoemde aspecten maar ik hoop dat je een iets beter beeld hebt gekregen van het coachgesprek. En wanneer je dit gesprek goed toepast kan je wellicht het functioneringsgesprek en misschien zelfs wel het beoordelingsgesprek laten vallen. Wat een tijdswinst levert dat je op! Daarnaast is er een grote kans op minder verzuim (en we weten allemaal hoeveel tijd dat kost) en zoals ik al zei, minder kans op gedoe (ook al zo’n tijdrover).
En realiseer je, je bent en blijft een leidinggevende die soms de rol van coach op zich neemt. Je bent geen officiële coach dus geef er invulling aan op een manier die bij jou en je bedrijf past.